会议预约系统的优势在哪里？

一、为什么需要会议室预约系统？

1. 会议室仍然是企业界规划、集思广益、管理危机和沟通的焦点。
2. 在现代办公室中听到的最常见的挑战或抱怨之一是在您需要会议室时无法使用。可用的要么太小，要么缺乏必要的设备。即使你找到了一个，你持有它的持续时间取决于你在层次结构中的位置或会议议程的重要性。否则，请为“对不起，我们现在需要这个房间”做好准备。可以说，找房一直是困扰企业界的一个长期问题。

在公司办公室工作，以下是人们遇到的与会议室使用相关的五种常见场景。

1. 有人预约了，但过去半小时无人入住

没有会议形成安排是常事。人们为没有发生或重新安排的临时会议预约房间。但预约保持原样。结果导致无法使用的空会议室。会议室预约软件可以帮助您自动将未占用的房间推回可用状态。

2. 您预约的会议室已被占用

你会收到“你确定你预约了吗？”，然后是“我们将在几分钟后离开”或“如果可以的话，你可以把那个放在地板上的”打招呼。不，这样不行。但大多数人都太客气了，不能直言不讳——至少并非总是如此。

会议室预约系统可以通过显示预约甚至为特定会议保留一个房间来消除任何不公平现象。

3. 一人会面

发现人们拥有一个完整的会议室并不罕见。原因可能多种多样，从想要一个没有分心的环境到在其他地方找不到座位。可能是您的销售团队每周访问一次办公室，也可能是一群等待分配座位的新员工。虽然可以使用未使用的房间，但会议室预约软件可以优先安排活动并提前提醒参会者即将举行的会议。

4. 会议室人满为患

另一端是人满为患的会议室。您还可以找到一些人因空间不足而站着。在其他楼层，四个人可能会占用 16 个座位。会议预约系统允许人们根据参与者的数量预约房间。用户还可以输入设备要求，确保会议室有投影仪和白板。

5. 您的会议室服务人员不知何故错过了清洁您预约的会议室

会后清理工作始终是必须的。在后 COVID 流行环境中，消毒是必要的。如果无法监控会议的开始和结束时间，及时的内务管理将成为一项挑战，并带来严重的健康风险。

会议室预约系统可以提醒您的会议室服务人员为下次会议清洁和消毒房间。它也可以被编程为有专门的清洁时间窗口。

不仅仅是运营问题，对会议室的争夺可能会带来意想不到的影响，从而导致工作关系出现摩擦。会议室预约软件可以通过为整个过程带来健康的透明度来最大限度地减少地盘争夺战。

有哪些不同的会议室预约方法？

在宏观层面上，有两种预约会议室的方法。

1. 人工预约方式

手动预约方法充满了问题，但在小型和大型办公室中仍然很受欢迎。有些人在门上使用便签，而其他人则在屏幕上显示预约。无论这些外表看起来多么精致，内部都是空洞而脆弱的。以下是此类系统的常见缺陷：

很难让人们订阅一个核心可塑性强的系统。人们利用自己的职位高低来获得会议室的情况并不少见。

工作场所管理员充当会议室预约和大门的看门人。无人值守的会议室被占用，并经常导致摩擦。当发生冲突时，管理员成为事实上的调解人。

最后，取消的预约很少得到更新，而且门上的便签一直保留着。

2. 交互式/自动预约

会议室预约系统消除了人工干预的需要，让技术接管。会议协调员可以自己登录应用程序，找到配备所有设施（投影仪、视频会议设备等）的合适房间并进行预约。系统为他们保留它。

1、会议室综合屏：在大厅、走廊、电梯厅等公共位置安装会议综合屏（通常采用大尺寸电视机配合多媒体播放终端或直接采用多媒体一体机） ，通过连续滚动方式显示所有会议信息，就像航班信息一样的方式显示所有会议日程表，另外，还可以显示公司LOGO 、通知 、宣传片 、图片等综合性内容，实现一屏多用。

2、会议室预定屏：在会议室门口装设专用10/14多种尺寸会议室预定屏，屏幕实时显示当前会议室名称、当前会议使用情况、该会议室未来的会 议日程安排，并且会议室预定屏还支持触控操作，实现会议室签 到等功能。不但能使用性价比高的会议室预定屏，还能提供含红 绿灯预定状态显示的专用会议预定屏。让找寻会议室更简单、更直观、更一目了然。

会议平板联动

会议门牌硬件

• 门口屏：10.1专用显示屏
• 显示当前会议室状态与会议信息
• 分区域或显示其他图文信息
• 显示界面也可以根据客户的需求进行相 应的修改
• 无风扇、无噪音、无灰尘

灯光通知

拓展功能-门禁对接

拓展功能-人脸识别

人脸识别—在会议室门口安装人脸识别预定屏，采用领先的人脸识别算法，会议相关人员到达会议室只需

刷脸即可完成会议签到。

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